Mục Đích Hệ Thống
UniDocFlow là một hệ thống quản lý tài liệu điện tử đổi mới được thiết kế để cách mạng hóa quản lý tài liệu và quy trình làm việc trong lĩnh vực công nghiệp của Việt Nam.
Hỗ Trợ Số Hóa Tài Liệu
Hệ thống giúp số hóa tất cả các loại văn bản, từ hợp đồng lao động, hợp đồng dịch vụ cho đến danh sách kiểm tra viết tay.
Giảm Thời Gian và Giảm Lỗi
Thời gian làm thủ tục giấy tờ và sai sót giảm.
Quy Trình Làm Việc Tài Liệu
Cho phép phê duyệt quy trình làm việc tài liệu, lưu trữ và truy xuất tài liệu.
Nâng Cao Năng Suất và Độ Chính Xác
Hệ thống này nhằm mục đích cải thiện đáng kể năng suất và độ chính xác trong công việc của bạn.
Vấn Đề và Giải Pháp Cho Quản Lý Tài Liệu Trên Giấy
Quản lý tài liệu trên giấy có các vấn đề như chiếm dung lượng, khó tìm kiếm và dễ xảy ra lỗi do con người. Các sản phẩm của UniDocFlow số hóa và quản lý tập trung những thứ này, giúp tăng hiệu quả và độ chính xác lên đáng kể.
Các Vấn Đề |
Các Giải Pháp |
|
|---|---|---|
Lãng Phí Thời GianXử lý tài liệu thủ công mất nhiều thời gian. |  | Giảm Thời Gian Quản Lý Bằng Số HóaRút ngắn thời gian xử lý công việc văn phòng. |
Lỗi Do Con NgườiThường xảy ra lỗi khi thực hiện công việc. |  | Hỗ Trợ Đầu VàoTăng cường hiệu suất và độ chính xác trong công việc nhập liệu. |
Phân Tán Thông TinTài liệu giấy có nguy cơ bị thất lạc, hư hỏng. |  | Quản Lý Thông Tin Tập TrungLưu trữ lâu dài tài liệu bằng cách sử dụng quản lý cơ sở dữ liệu. |
Hạn Chế Truy CậpBạn không thể truy cập nhanh các tài liệu bạn cần. |  | Dễ Dàng Truy Cập Thông TinTruy cập tài liệu ngay khi bạn cần chúng. |
Tuân Thủ Quy TắcKhó khăn trong việc tuân thủ các yêu cầu lưu trữ tài liệu theo quy định pháp luật. |  | Bảo Đảm Tuân Thủ Quy TắcCác yêu cầu lưu trữ và thông tin về người phê duyệt có thể được theo dõi. |
Các Tính Năng Chính của UniDocFlow
Hệ thống này cung cấp nhiều tính năng để tối ưu quản lý tài liệu và cải thiện quy trình làm việc. Đặc biệt, nó cho phép người dùng tự thiết lập nhiều cài đặt, cung cấp tính linh hoạt để thích nghi với nhu cầu của doanh nghiệp và tổ chức.
Tạo Mẫu Đầu Vào Tùy Chỉnh
Người dùng có thể tự thiết kế định dạng tài liệu.
Thiết Bị Đầu Vào Linh Hoạt
Dễ dàng nhập liệu từ máy tính cá nhân và máy tính bảng.
Thiết Lập Quy Trình Phê Duyệt Tài Liệu Tùy Chỉnh
Người dùng có thể tự do thiết lập người phê duyệt, người xem xét và các mục đầu vào cho từng bước.
Chức Năng Thông Báo Tự Động
Các bên liên quan sẽ tự động được thông báo qua email khi tài liệu được phê duyệt ở mỗi bước, loại bỏ quy trình theo dõi thủ công.
Lưu Trữ Lịch Sử Tài Liệu Điện Tử
Dễ dàng tham khảo các tài liệu trước đây bất cứ lúc nào, đảm bảo truy xuất nguồn gốc những gì đã thay đổi khi nào.
Xuất Tài Liệu
Hỗ trợ xuất tài liệu sang các tệp Excel và Word, và người dùng có thể tự thiết kế các tệp này.
Các Chức Năng Chính
Tạo Biểu Mẫu Nhập Thông Tin Tùy Ý
Người dùng có thể tự tạo biểu mẫu nhập thông tin, cho phép linh hoạt đáp ứng các định dạng tài liệu cần thiết và thực hiện quản lý tài liệu hiệu quả trong nhiều lĩnh vực khác nhau.
Thiết Lập Quy Trình Phê Duyệt Tài Liệu Tùy Ý (Luồng Công Việc)
Người dùng có thể dễ dàng thiết lập và tùy chỉnh quy trình phê duyệt tài liệu, cho phép tự do cấu hình người xem, người phê duyệt và các mục nhập liệu cho từng bước, giúp công việc của bạn trôi chảy và hiệu quả hơn.
Tích Hợp Thông Tin Mượt Mà Thông Qua Chức Năng Thông Báo Tự Động
Khi tài liệu được phê duyệt ở mỗi bước, hệ thống sẽ tự động gửi thông báo qua email đến các bên liên quan, giúp tiết kiệm thời gian và giám sát tiến độ công việc một cách suôn sẻ..
Lưu Trữ Lịch Sử Của Tài Liệu Điện Tử
Vì lịch sử của tất cả các tài liệu điện tử được lưu lại nên bạn có thể dễ dàng tham khảo các tài liệu trước đây bất kỳ lúc nào và xem nhanh ai đã phê duyệt tài liệu và khi nào.
Chức Năng Xuất Tài Liệu
Người dùng có thể thiết kế các tệp Excel hoặc Word của riêng mình và xuất các tài liệu và dữ liệu được quản lý dưới dạng tệp Excel hoặc Word. Điều này cho phép chỉnh sửa và phân tích bằng các công cụ bên ngoài.
Quy Trình Triển Khai
1
Xác Định Vấn Đề và Định Nghĩa Yêu Cầu
Làm rõ vấn đề cụ thể và nhu cầu trong quản lý tài liệu.
2
Demo và Đánh Giá Sản Phẩm
Nhận bản demo hệ thống và đánh giá xem các tính năng của nó có phù hợp với yêu cầu của công ty hay không.
3
Gửi Dự Toán và Xác Nhận Ngân Sách
Kiểm tra ngân sách cần thiết để thực hiện, có tính đến cấu hình hệ thống và liệu có cần phát triển thêm hay không.
4
Phối Hợp với Các Bên Liên Quan
Thảo luận việc triển khai hệ thống và các yêu cầu với các bên liên quan như các phòng ban công nghệ thông tin và vận hành.
5
Tính Toán ROI (Lợi Tức Đầu Tư)
Tính toán hiệu quả của việc triển khai (giảm thời gian, giảm tỷ lệ lỗi, v.v.) và mức tiết kiệm chi phí.
6
Tạo Kế Hoạch Dự Án
Tạo một kế hoạch dự án trong đó làm rõ tiến độ thực hiện, người phụ trách, các nguồn lực cần thiết, v.v.
7
Quyết Định Triển Khai
Tiến hành các thủ tục hợp đồng và bắt đầu triển khai dự án.
